如何做好物業服務合同評價?

文/李芳

做好合同管理是確保物業服務企業合規運行、降低風險、提高效益的必要途徑。近年來,隨著監察審計工作的加強,合同管理已經成為歷次監察審計中的重要內容。從合同管理的基本特性來看,任何企業的合同管理都主要包括四個方面,分別是合同審批、合同執行、合同評價、合同付款,這四個方面是相輔相成,不可分割,缺一不可。其中合同評價是合同付款的前提,評價合格給予付款,評價不合格不予付款或扣款,這是合同管理最基本的要求,并且合同評價也是合同審計關注的重點,因為合同評價不僅重要而且是合同管理中容易被弱化的環節。物業服務企業的合同評價管理也不例外。

合同評價管理存在的主要問題

目前來看,合同評價管理主要存在以下三個方面的問題:

一是物業服務企業合同業務評價模式不統一

對不同類別的合同會有不同的業務評價模式。譬如,服務類和維保類合同,評價模式都是不一樣的,有的是表格形式,有的是文字描述形式;即便是表格形式,但表格類型也是不一樣的,文字描述也沒有固定格式要求。總之,評價的表現形式不一,導致合同付款審批時,領導審批效率低下,影響工作效率,如有的文字描述不清,不符合評價要求,還需返回重新評價,造成重復勞動。

二是對供應商履約評價不及時或漏評

按照供應商管理規定,企業每年年底都應對供應商進行一次評價,但在實際工作中,經常會出現對供應商履約評價不及時的情況。比如:合同執行完畢了,沒有及時評價,到年底再評價的時候,因時間長而造成遺忘,因此對其的評價就會不準確,導致錯評的現象發生,甚至還會有漏評的情況。在每年的審計中,都會發現這樣的問題,即在合同檔案中,沒有發現對供應商履約情況的評價。

三是對合同評價的監督不嚴格

不管是業務評價還是供應商履約評價,都是業務部門在具體進行評價,監督部門是合同管理部門和財務部門,每次付款前,合同管理部門只是簡單對業務評價進行審核,主要監督是否有評價單,而對評價內容很少仔細審查。財務部門也是對評價單的審核不夠重視,沒有對評價是否符合付款要求做判定,只是關注有無評價單。

物業服務企業合同評價的應對措施

為做好合同評價工作,物業服務企業可以采取以下舉措:

統一業務評價模版

評價單有一個共同的特點,就是都以文字描述進行評價,為提高工作效率,最好對業務評價做到量化管理,對關鍵關注點進行量化,給予一定的分值,最后給予一個評判標準,多少分是標準分,達不到標準分即為不合格,低于標準分每分扣多少錢等,并在合同上進行明確。

所有的服務類合同的業務評價,都可以采用這樣的模版,比如:秩序維護、保潔、垃圾清運、消殺服務、外墻清洗、石材翻新、維保類合同等等。統一模版并進行量化后,對業務部門來說,具有很強的可操作性,同時對審批人來說,也能一眼看出該業務評價是否滿足要求,且能很快捕捉到有用的信息,提高審批效率及正確率。

完善制度,明確供應商履約評價頻率和要求

在供應商管理制度中,物業服務企業要明確供應商履約評價的具體要求,主要包括評價方式、評價頻率、評價流程等。

筆者以為,在評價過程中最好采用表格量化打分的評價方式,并且要統一格式,這樣執行起來比較簡單,審核也便捷;至于評價頻率,則要對不同類型的合同采用不同的評價頻次,比如工程類合同,除尾款外,要在最后一次合同款支付前,對供應商在履行合同過程中的績效進行評價;對于服務類合同,應在每份合同執行完畢前,對供應商進行履約評價;如果是跨年的服務類合同,則應該每年年底前對當年的履約情況進行一次動態評價,待合同執行完畢后,對每年的評價取平均值作為整個合同期的評價結果。其他類合同,比如咨詢、檢測等,要在每份合同執行完畢前評價。

同時,物業服務企業還應將量化打分表格附在供應商管理制度里面。

在合同付款方式中明確供應商履約評價的時間節點

供應商履約評價不僅要在制度中明確,而且在合同中也要明確,在制度中明確是要求,在合同中明確是執行,要在合同付款方式中明確供應商履約評價的時間節點,并將上述《供應商績效評價表》掛接在合同附件里面。具體表述實例如下:

實例一:工程改造類合同,承包方完成本合同項下的工作、提交工作成果,發包方簽署工作成果驗收證明后30個工作日內,發包方根據承包人提供的有效全額發票及供應商履約評價表,應向承包方支付合同含稅總價的97%。

實例二:服務、維保類合同,費用按季度結算,每季度結束后,甲方對乙方的上季度服務進行業務評定,評定完成后,根據評定結果開具發票金額,在收到合格的增值稅專用發票之日起30日內付款。在最后一次付款前,甲方要對供應商履約情況進行評價,并作為付款支持材料。

合同崗和財務崗加強監督

合同管理部門應按照合同約定,對其是否具有業務評價表進行審核,同時對業務評價的合規性進行判定,財務部門也要對評價進行復審,對照合同付款條件,來判定是否滿足付款要求。

綜上所述,合同管理的規范與否,不僅要重視簽訂環節,更要重視執行環節,真正做到對合同的全生命周期進行管理,才算是對合同管理合規化管理,以致于可以提升企業的核心競爭力。合同評價是對合同生命周期的執行環節進行管理,通過完善制度,統一量化打分的評價模式,并明確評價的時間節點,最后做好監督管理。(原載于《中國物業管理》雜志2022年第5期,作者單位:中海實業有限責任公司)

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發布時間:2022-06-27 11:40
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